Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 15 juillet 2026
1. Qui est responsable de vos données
Le responsable de traitement est la société OKDOM, SARL au capital de 1 000 €, dont le siège est situé 3, avenue de Bouvines, 75011 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro SIREN 908 369 275.
Pour toute question relative à vos données : contact@okdom.fr, ou par courrier à l'adresse du siège.
2. Quelles données nous collectons
Quand vous nous contactez
Nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, objet de la demande et contenu de votre message.
Quand vous souscrivez
Nom, prénom, e-mail, téléphone, dénomination sociale, forme juridique, situation (création, transfert, changement de domiciliataire), adresse de domiciliation choisie, offre et périodicité.
Pour établir votre contrat
Capital social, greffe d'immatriculation, numéro SIREN, qualité du représentant légal, adresse personnelle du dirigeant, lieu de tenue de la comptabilité, adresse de réexpédition du courrier.
Pièces justificatives
Copie d'une pièce d'identité du dirigeant, extrait K-bis ou projet de statuts, justificatif de domicile. Ces documents sont exigés par l'article 16 de nos conditions générales et par la réglementation applicable à la domiciliation.
Gestion de votre courrier
Données d'expéditeur, dates de réception, et le cas échéant numérisation du courrier reçu à votre adresse de domiciliation.
Données de facturation
Historique des règlements, factures, échéances. Nous ne conservons aucune donnée bancaire. Les paiements sont traités directement par notre prestataire Stripe.
Données techniques
Adresse IP, type de navigateur et pages consultées, à des fins de sécurité du site et de prévention de la fraude.
3. Pourquoi nous les traitons, et sur quelle base
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Répondre à vos demandes de contact | Mesures précontractuelles prises à votre demande, ou intérêt légitime à répondre à nos prospects |
| Établir et exécuter le contrat de domiciliation | Exécution du contrat |
| Vérifier votre identité et l'existence de votre société | Obligation légale (agrément de domiciliation, art. L123-11-3 du Code de commerce) |
| Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme | Obligation légale (art. L561-1 et suivants du Code monétaire et financier) |
| Réceptionner, notifier et réexpédier votre courrier | Exécution du contrat |
| Facturation et comptabilité | Obligation légale |
| Communiquer vos informations aux organismes officiels qui en font la demande | Obligation légale (art. 13 de nos conditions générales) |
| Sécurité du site et prévention de la fraude | Intérêt légitime |
4. Combien de temps nous les conservons
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Demande de contact sans suite | 3 ans à compter du dernier échange |
| Souscription non finalisée | 3 ans à compter de la dernière activité |
| Contrat et pièces justificatives | 5 ans après la fin du contrat (obligation LCB-FT, art. L561-12 du Code monétaire et financier) |
| Factures et pièces comptables | 10 ans (art. L123-22 du Code de commerce) |
| Courrier numérisé | Durée du contrat, puis suppression à l'issue d'un délai de 3 mois |
| Journaux techniques | 12 mois |
Ces durées ne sont pas à notre discrétion : elles découlent d'obligations légales auxquelles nous sommes tenus en tant que société de domiciliation agréée.
5. Qui a accès à vos données
Vos données sont accessibles aux équipes d'OKDOM habilitées, et à nos prestataires listés ci-dessous. Chacun n'y accède que pour la finalité indiquée, et est lié par un contrat de sous-traitance.
| Prestataire | Rôle | Hébergement |
|---|---|---|
| PlanetHoster | Hébergement du site | France |
| Odoo | Gestion commerciale, contrats, facturation | Union européenne |
| Stripe | Traitement des paiements | Union européenne et États-Unis (clauses contractuelles types) |
| Yousign | Signature électronique | France |
| Make | Automatisation des échanges entre le site et notre outil de gestion | Union européenne |
| Google Workspace | Messagerie professionnelle | Union européenne et États-Unis (clauses contractuelles types) |
Vos données peuvent également être communiquées aux autorités administratives et judiciaires qui en font la demande dans le cadre légal, notamment au greffe du tribunal de commerce et aux services fiscaux, conformément à l'article 13 de nos conditions générales.
Nous ne vendons pas vos données et nous ne les louons à personne.
6. Transferts hors de l'Union européenne
Certains de nos prestataires peuvent traiter des données en dehors de l'Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, qui garantissent un niveau de protection équivalent.
7. Comment nous les protégeons
Le site est protégé par un certificat TLS. L'accès à votre espace client est protégé par mot de passe. Les documents que vous déposez ne sont pas accessibles publiquement et ne peuvent être consultés que par vous et par les personnes habilitées chez OKDOM. Les accès aux systèmes sont limités aux collaborateurs qui en ont besoin.
Malgré ces mesures, aucun système n'est infaillible. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, nous en informerions la CNIL sous 72 heures et vous en informerions directement lorsque la loi l'impose.
8. Vos droits
Conformément au Règlement général sur la protection des données et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :
- Accès : obtenir une copie des données que nous détenons sur vous
- Rectification : corriger une information inexacte
- Effacement : demander la suppression de vos données, dans les limites de nos obligations légales de conservation
- Limitation : demander le gel temporaire d'un traitement
- Portabilité : recevoir vos données dans un format réutilisable
- Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime
- Retrait du consentement : lorsqu'un traitement repose sur votre consentement, le retirer à tout moment, sans que cela remette en cause la licéité de ce qui a été fait avant
- Directives post-mortem : définir le sort de vos données après votre décès
Ce qui se passe si vous ne fournissez pas vos données. Les informations marquées comme obligatoires dans nos formulaires, ainsi que les pièces justificatives listées à l'article 16 de nos conditions générales, conditionnent la conclusion du contrat. Sans elles, nous ne pouvons pas vous domicilier : ce n'est pas une préférence commerciale, c'est une obligation liée à notre agrément et à la réglementation sur le blanchiment. Les autres champs sont facultatifs et ne servent qu'à mieux vous accompagner.
Une précision honnête sur le droit à l'effacement : tant que votre contrat est en cours, et pendant les cinq années qui suivent sa fin, nous ne pouvons pas supprimer les pièces liées à votre dossier. La réglementation sur le blanchiment nous l'interdit. Nous pouvons en revanche supprimer tout ce qui n'est pas couvert par cette obligation.
Pour exercer vos droits, écrivez à contact@okdom.fr. Nous répondons sous un mois. Une preuve d'identité peut vous être demandée en cas de doute.
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou déposer une plainte sur www.cnil.fr.
9. Cookies
Le site utilise uniquement les cookies nécessaires à son fonctionnement et à votre session dans l'espace client. Ces cookies ne requièrent pas votre consentement.
Nos cartes d'accès s'appuient sur OpenStreetMap et ne déposent aucun cookie publicitaire ni traceur.
Si nous devions à l'avenir utiliser des cookies de mesure d'audience ou publicitaires, un bandeau vous permettrait de les accepter ou de les refuser librement, et cette page serait mise à jour.
10. Modification de cette politique
Nous pouvons faire évoluer cette politique. La date de dernière mise à jour figure en haut de page. En cas de changement significatif, nous vous en informerons par e-mail.